Politikker for behandling af personoplysninger på www.strandhuset.com
Politik for IT-sikkerhed
1. Fokus på at beskytte personoplysninger
Strandhuset har fokus på at beskytte personoplysninger om forældre, børn, ansatte og samarbejdspartnere. Det er Strandhusets ledelse, der er ansvarlig for sikringen af personoplysninger.
For, at Strandhuset kan levere vores services og ydelser, har vi brug for informationer. Det gælder informationer om både forældre, børn, ansatte og samarbejdspartnere. I det efterfølgende afsnit kan du læse, hvordan Strandhuset generelt anvender personoplysninger, blandt andet når du besøger institutionens hjemmeside – www.strandhuset.com.
Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Strandhusets ledelse eller Strandhusets DPO-rådgiver Michael Sønderstrup, MS Consult, Tlf. +45 2266 0079, Mail to: MS-Consult@outlook.dk, Cvr.nr. 39583496. Du kan også kontakte Strandhusets ledelse eller DPO-rådgiver, hvis du har en mistanke om, at Strandhuset har lækket personoplysninger eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.
2. Cookies
Strandhusets hjemmeside – www.strandhuset.com – bruger cookies og anvender enkelte såkaldte sessionscookies.
Generelt skal du være opmærksom på, at du som internetbruger efterlader dig elektroniske spor, og at det giver andre mulighed for at følge din færden på nettet. Du kan slå cookies fra i din browser og stadig anvende Strandhusets hjemmeside.
3. Indsamling ved besøg på Strandhusets hjemmeside – www.strandhuset.com
Strandhuset har løbende adgang til statistiske oplysninger om besøgende på hjemmesiden. Det er ikke muligt at genkende enkelte personer ud fra disse oplysninger. Når du har besøgt Strandhusets hjemmeside, indsamles følgende oplysninger om dig:
- Hvilke sider du har kigget på, og hvornår – dit ”elektroniske spor”
- Hvilken browser du bruger
- Hvilken ip-adresse du har
Når du browser på nettet, efterlader du dig et “elektronisk spor”, som afslører, hvor du har været. Det spor opstår i kraft af, at din browser sender informationer til en server, fx “Jeg vil gerne se siden, der hører til adressen www.strandhuset.com”. De fleste browsere fortæller om deres fabrikat og versionsnummer, fx Microsoft Internet Explorer version 11.0. Serveren kan så returnere den side, du har bedt om, så den vises korrekt i netop din browser.
Samtidig med, at din browser beder om www.strandhuset.com, sender den andre informationer til den pågældende server, herunder bl.a. din ip-adresse (din “adresse” på internettet). Serveren ved så, hvor den side, som du har bedt om, skal sendes hen.
Afhængigt af det operativsystem og den browser, du bruger, sender browseren ofte også andre brugerrelaterede informationer til serveren.
4. Formålet med indsamlingen
De oplysninger, som er nævnt ovenfor, kan Strandhuset bl.a. bruge til at se, hvilken vej du bruger, for at finde information på www.strandhuset.com. Strandhuset kan bl.a. se, om du starter fra forsiden og bevæger dig ned på undersiderne, eller om du hopper ind midt på hjemmesiden fra fx en søgemaskine.
Oplysningerne anvendes kun i forbindelse med afvikling af driften samt til udarbejdelse af statistik, som blandt andet kan bruges til at forbedre opbygningen af Strandhusets hjemmeside.
5. Indsamling ved tilmelding eller abonnement
Ved tilmelding til en af Strandhusets services registreres den mailadresse eller anden kontaktinformation, som du selv afgiver. Oplysningerne anvendes til automatisk at behandle din forespørgsel.
Oplysningerne registreres enten i Strandhusets interne systemer eller hos Strandhusets databehandler.
Politikker for behandling af personoplysninger for forældre og personale
Politik for behandling af henvendelser
1. Indsamling ved henvendelse i en konkret sag
Strandhuset har fokus på at beskytte personoplysninger om forældre, børn, ansatte og samarbejdspartnere. Det er Strandhusets ledelse, der er ansvarlig for sikringen af personoplysninger.
Ved henvendelse til Strandhuset i forbindelse med en konkret sag, eller hvis din henvendelse giver anledning til, at der oprettes en sag, vil din henvendelse blive gemt elektronisk og registreret i Strandhusets sagsbehandlingssystem. Sagens dokumenter vil være omfattet af reglerne i offentligheds- og forvaltningsloven på linje med Strandhusets øvrige korrespondance og håndtering af sager.
2. Billedmateriale fra interne arrangementer
Strandhuset bruger bl.a. hjemmesiden og intra i Strandhuset for at kommunikere og informere til Strandhusets forældre og børn. Derfor er billedmateriale fra interne arrangementer eventuelt publiceret på Strandhusets intra. Hvis du som forældre til et barn føler, det er udstillet, udnyttet eller krænket i den forbindelse, er det muligt at anmode om fjernelse af billedmaterialet. Kontakt i givet fald strandhuset@strandhuset.com
Hvor henter vi oplysninger om dig?
Nogle informationer hentes fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når dit barn eksempelvis starter i Strandhuset.
Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i Institutionen.
3. Hvor længe gemmer vi dine persondata?
Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og børn, og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer alt efter om det drejer sig om eksempelvis et samtykke, et nyt barn starter eller en jobansøgning. Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Hvidovre Kommune eller Børneringen, inden vi må slette dem.
Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte ledelsen i Strandhuset.
4. Hvad er bl.a. Strandhusets ledelsesopgave i forbindelse med GDPR?
Det er Strandhusets ledelsesopgave at tilse, at Strandhuset lever op til EU’s persondataforordningen af 25. maj 2019.
Du kan kontakte Strandhusets ledelse, hvis du er i tvivl om, hvorvidt Institutionen håndterer dine persondata korrekt.
5. Data ansvarliges kontaktoplysninger
Navn: Gitte Howalt
Mail: strandhuset@strandhuset.com
Telefon: 3649 9102
Eller
Navn: Charlotte Kristoffersen
Mail: strandhuset@strandhuset.com
Telefon: 3649 9102
DPO-rådgiver: Michael Sønderstrup
Mail: MS-Consult@outlook.dk
Telefon: 2266 0079
6. Politik for brug af mails
Politik for mail og internet-politikken handler om medarbejderens brug af e-post og internet, samt retningslinjer for overvågning og kontrol af aktiviteter, der foregår på internettet samt en orientering om sanktioner.
Formål
- at medarbejderne føler sig trygge ved at anvende mail og internet.
- at fastsætte retningslinjerne for, hvordan mail og internet kan anvendes på arbejdspladsen.
- at lette informationssøgningen og øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde såvel internt som eksternt.
- at sikre en hurtig og effektiv svar-/behandlingstid.
- at reducere udgifterne til forsendelse og øge dokumentationsniveauet.
Målsætning
Vi skal overveje om mail er det rigtige medie at bruge i den konkrete situation og altid holde officielle mails i samme sproglige stil som papirbaseret kommunikation samt formulere mails i et entydigt, korrekt og letforståeligt sprog. Det er vigtigt at undlade ironi og sarkasme i både interne og eksterne henvendelser.
Undlad at bruge mails til tilkendegivelser af politisk, religiøs og anden holdningspåvirkende karakter. Vi skal sikre, at vi undgår overinformation, mails skal kun sendes til relevante personer.
For at fremme brugen af mails, er det væsentligt, at vi oplyser mailadresser på lige fod med telefonnumre.
Forretningsgang
Fællesmail og individuel mail bliver automatisk tømt efter 30 dage. Mailkorrespondancen arkiveres elektronisk eller udskrives og arkiveres som alt andet korrespondance.
For Strandhusets ledelse og det pædagogiske personale er det vigtigt at bruge ”ikke tilstede-assistenten” eller sørge for, at mailen videresendes ved fravær for henvendelser til en fællesmail. Ved sygdom, er det ledelsens ansvar at mails til fællesmailadressen videre behandles.
Emnefeltet skal klart angive, hvad mailen indeholder.
Ved afsendelse af mail fra Strandhuset skal standard brevhoved og signatur anvendes.
Sikkerhed
Åben aldrig vedhæftede filer i mails, som I ikke ved, hvad indeholder eller virker mistænkelige, for at undgå eventuelle virusangreb.
Endvidere er det ikke tilladt at downloade og installere programmer hentet fra internettet. Ret henvendelse til Strandhusets ledelse. Medarbejderen må ikke med deres brug af mails og internet bringe Institutionen i vanry, pådrage dem ansvar, true sikkerhedssystemerne eller skabe økonomiske vanskeligheder for dem.
Privat mail og internet
Det er ikke tilladt at sende og modtage privat mail. Det er tilladt at anvende internet i begrænset omfang.
Særligt må internetadgangen ikke benyttes til besøg på hjemmesider, hvis indhold er af pornografiske, politisk ekstremistisk- eller diskriminerende karakter for så vidt angår race, køn, etnisk- eller social oprindelse eller religion, ligesom det ikke tilladt at downloade film og musik.
Tilsvarende må medarbejderen ikke ved brug af mail sende materiale af ovennævnte karakter.
Udstyr og software
Det er ikke tilladt at tilkoble eget udstyr til netværket eller ændre på udstyrets opstilling, tilslutning eller netværksprinterens konfiguration uden specifik tilladelse fra Institutionens ledelse. Det er ikke tilladt at anvende uautoriserede programkopier, og at kopiere programmer m.v. som Strandhuset er licensansvarlige overfor.
Registrering/logning
Institutionen overvåger som udgangspunkt ikke anvendelsen af mail og internet. Der er i systemet en registrering/logning, der af tekniske eller sikkerhedsmæssige årsager, muliggør at spore enhver aktivitet til en specifik arbejdsstation på netværket. I tilfælde af mistanke om misbrug jf. anførte regler, kan Strandhuset anvende registreringen til belysning af problemet. Dette sker alene såfremt vi har et sagligt formål og en berettiget interesse i kontrolforanstaltningen samt, at medarbejderne forud er informeret herom.
Sanktioner
Overtrædelse af reglerne kan medføre mundtlig eller skriftlig påtale. Ved særlig grov overtrædelse, kan det føre til afskedigelse eller bortvisning og sagen vil blive overgivet til politiets efterforskning.
7. Politik for fildeling
Formål:
Det er ikke tilladt for ansatte på Institutionen at foretage fildeling fra internettet eller andre steder.
Sanktioner
Overtrædelse af reglerne kan medføre mundtlig eller skriftlig påtale. Ved særlig grov overtrædelse, kan det føre til afskedigelse eller bortvisning, og sagen vil blive overgivet til politiets efterforskning.
